Arbeitszeiterfassung: Was das BAG-Urteil wirklich verlangt — und was nicht

Das ist der entscheidende und meistübersehene Punkt. Das BAG leitet die Erfassungspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her, unionsrechtskonform ausgelegt im Licht der EuGH-Entscheidung in der Sache CCOO. Arbeitgeber sind danach verpflichtet, ein System einzuführen und zu nutzen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden.

Warum das praktisch relevant ist: Die Pflicht besteht bereits jetzt und hängt nicht davon ab, ob der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz noch anpasst. Wer auf eine ArbZG-Novelle wartet, bevor er etwas ändert, missversteht die Grundlage der Entscheidung.

Das ArbZG kannte bislang im Kern eine Aufzeichnungspflicht für die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Zeit. Der BAG-Beschluss geht darüber hinaus: Zu erfassen ist Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit insgesamt, nicht lediglich die Mehrarbeit.

Für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit ist das die eigentliche Umstellung. Der Begriff kommt im Beschluss zwar nicht vor — die Schlussfolgerung ist aber unstreitig und wird im Entwurf vom Juni 2026 ausdrücklich festgeschrieben: Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, sie bedeutet Freiheit bei der Lage der Arbeitszeit, nicht Verzicht auf deren Dokumentation. Ein Modell, in dem niemand weiß, wann gearbeitet wurde, ist mit der Erfassungspflicht nicht vereinbar.

Zwei Punkte, die in Zusammenfassungen meist fehlen. Erstens gilt die Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG parallel weiter — sie ist nicht ersetzt, sondern nur enger; dort ist auch die Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren geregelt. Zweitens ist die aus dem ArbSchG folgende Pflicht nicht unmittelbar bußgeldbewehrt: Die Aufsichtsbehörde kann nach § 22 ArbSchG eine Anordnung treffen, und erst deren Missachtung löst nach § 25 ArbSchG ein Bußgeld aus.

Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt aber beim Arbeitgeber: Er muss es einführen, bereitstellen und sich vergewissern, dass es tatsächlich genutzt wird.

Entgegen der verbreiteten Darstellung schreibt der Beschluss keine bestimmte Technik vor. Aufzeichnungen in Papierform können genügen — allerdings, so das BAG wörtlich, «je nach Tätigkeit und Unternehmen». Eine pauschale Freigabe für Zettel und Tabellen ist das nicht, und die Wahl des Systems darf laut Beschluss auch nicht rein wirtschaftlichen Erwägungen untergeordnet werden.

Wichtig für die Planung: Diese Aussage gilt für die heutige Rechtslage. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 (siehe unten) würde die elektronische Erfassung verpflichtend machen. Wer jetzt in ein Papier- oder Excel-Verfahren investiert, plant gegen eine Regelung, die sich gerade in Überarbeitung befindet.

Der praktische Haken liegt ohnehin woanders: Wer eine Tabelle nutzt, muss im Streitfall belegen können, wann welcher Eintrag entstanden ist. Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, ist die Aufzeichnung als Beweismittel schwach — und in arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen über Überstunden wirkt sich das unmittelbar aus. Zulässig und belastbar sind zwei verschiedene Maßstäbe.

Der Ausgangsfall betraf genau diese Frage — und die verbreitete Kurzfassung «der Betriebsrat hat kein Initiativrecht» gibt das Ergebnis falsch wieder. Zu unterscheiden sind das «Ob» und das «Wie».

Beim «Ob» ist die Mitbestimmung gesperrt: Wo bereits eine gesetzliche Pflicht besteht, greift der Eingangshalbsatz des § 87 Abs. 1 BetrVG («soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht»). Der Betriebsrat kann die Einführung als solche nicht erzwingen, weil der Arbeitgeber ohnehin verpflichtet ist.

Beim «Wie» steht dem Betriebsrat dagegen ausdrücklich ein Initiativrecht zu — nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Rn. 60 des Beschlusses), durchsetzbar über die Einigungsstelle nach § 87 Abs. 2 BetrVG. Der Betriebsrat im entschiedenen Fall unterlag nur deshalb, weil er seinen Antrag auf die elektronische Form beschränkt hatte.

Praktisch heißt das: Wer die Ausgestaltung im Alleingang festlegt, kann sehr wohl in einer Einigungsstelle landen. Wer ein System auswählt, ohne den Betriebsrat einzubinden, löst ein Problem und schafft ein neues.

Ein erster Referentenentwurf des BMAS von April 2023 wurde nie verabschiedet. Am 18. Juni 2026 hat das Ministerium einen neuen Referentenentwurf vorgelegt, der die Reform mit der im Koalitionsvertrag angelegten Flexibilisierung verbindet. Die für die Praxis wesentlichen Punkte:

• Elektronische Erfassung wird Pflicht. Beginn, Ende und Dauer sind für jede beschäftigte Person am selben Tag zu dokumentieren; nachträgliches Erfassen soll grundsätzlich entfallen.
• Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit. Die starre Grenze von acht Stunden werktäglich soll einer Wochenbetrachtung weichen.
• Gestaffelte Übergangsfristen. Im ersten Jahr nach Inkrafttreten dürfen alle Arbeitgeber noch nicht-elektronisch erfassen; Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre, solche mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre.
• Dauerhafte Ausnahme für Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sowie für Privathaushalte — dort bleibt Papierform unbefristet zulässig.
• Vertrauensarbeitszeit wird ausdrücklich abgesichert, aber nur mit Dokumentation: Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten müssen erkennbar werden.

Einzuordnen ist das mit Zurückhaltung: Es handelt sich um einen Referentenentwurf in der Ressortabstimmung, politisch umstritten und weder vom Kabinett beschlossen noch vom Bundestag verabschiedet. Als Zeitpunkt des Inkrafttretens wird der 1. Januar 2027 diskutiert. In Kraft ist heute nichts davon — maßgeblich bleibt die BAG-Rechtsprechung. Für Beschaffungsentscheidungen, die über zwölf Monate hinausreichen, ist die Richtung dennoch eindeutig.

Selbst nachlesen: Der Volltext des Beschlusses 1 ABR 22/21 steht auf der Website des Bundesarbeitsgerichts zum Abruf bereit; die CCOO-Entscheidung des EuGH findet sich unter dem Aktenzeichen C-55/18 vom 14. Mai 2019. Bei Abweichungen zwischen einer Zusammenfassung — auch dieser — und dem Originaltext gilt der Originaltext. Der Referentenentwurf ist ein Arbeitsstand und kann sich ändern.

Die Erfassungspflicht trifft auf ein zweites Regelwerk: Datenminimierung und Zweckbindung folgen aus Art. 5 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Der Zweck ist der Nachweis von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Screenshots, Tastaturprotokolle oder Inaktivitäts-Scores erfüllen diesen Zweck nicht — sie erheben deutlich mehr und sind gegenüber Betriebsrat und Aufsichtsbehörde kaum zu rechtfertigen.

Zur Rechtsgrundlage ein Hinweis: § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG steht zwar weiter im Gesetz, ist aber nach EuGH C-34/21 und BAG 2 AZR 296/22 als eigenständige Erlaubnisnorm nicht mehr tragfähig; in der Praxis wird auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO zurückgegriffen. Ein Beschäftigtendatengesetz liegt bislang nur als Entwurf vor.

Genau darauf ist Workclave ausgelegt: Arbeitssitzungen werden bewusst gestartet und beendet, einem Projekt zugeordnet und von einer Führungskraft freigegeben. Daraus entsteht eine belastbare Dokumentation mit Beginn, Ende und Änderungshistorie — ohne Screenshots, ohne Keylogger, ohne verstecktes Hintergrundprogramm. Die Preise und Pakete sind transparent, und wie wir Daten verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Anforderungen enthalten. Lassen Sie Ihr Vorgehen arbeitsrechtlich prüfen.