Premiers pas
Qu'est-ce que Workclave ?
Workclave est une application de présence, de suivi du temps, de congés et de paie. Cet article présente les notions clés et leur articulation.
Ce que fait Workclave
Workclave enregistre le travail sous forme de sessions. Une session commence quand une personne clique sur Start session (démarrer la session). Elle se termine quand elle clique sur Stop session (arrêter la session). Chaque session terminée part chez un valideur pour approbation.
Les sessions validées deviennent de la présence. La présence alimente les rapports, le registre de présence et la paie. Les demandes de congé, les jours fériés et les horaires complètent l'ensemble.
- Sessions : lancez et arrêtez un chronomètre, avec ou sans projet.
- Approvals (validations) : les managers et les admins valident ou renvoient les sessions et les demandes de congé.
- Leaves (congés) : chacun consulte ses soldes et demande des congés.
- Projects (projets) : regroupez le temps par projet, mission client ou engagement.
- Team (équipe) : voyez qui travaille en ce moment, invitez des personnes et organisez les départements.
- Reports (rapports) : heures mensuelles, présence, retards, feuille de temps par projet et registre de présence.
- Payroll (paie) : salaires calculés depuis la présence, avec PF, ESI, taxe professionnelle et TDS pour l'Inde.
Termes clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Workspace (espace de travail) | Votre organisation dans Workclave. Toutes les personnes, tous les projets et toutes les données appartiennent à un seul espace de travail. |
| Session | Un bloc de travail avec une heure de début et une heure de fin. |
| Project (projet) | Ce sur quoi le temps a été passé. Les cabinets comptables le voient comme un Vendor (fournisseur). Les agences le voient comme un Engagement (mission). |
| Team (équipe) | Un groupe de travail. Un projet peut appartenir à une équipe. Les cabinets comptables et les agences voient les équipes comme des Clients. |
| Department (département) | Une unité RH, comme la Comptabilité ou l'Ingénierie. Chaque personne appartient à un seul département. |
| HOD | Head of Department, le chef de département. Un HOD a le rôle de Team manager. |
| Payroll run (cycle de paie) | Le calcul des salaires d'un mois. Il passe de brouillon à validé, puis à payé. |
Qui utilise Workclave
Workclave convient aux entreprises, aux cabinets d'expertise comptable (CA firms en Inde), aux agences et aux sociétés de conseil. Vous choisissez votre type d'activité et Workclave adapte certains libellés. Voir Choisir votre type d'activité.
La présence, le suivi du temps, les congés et les rapports fonctionnent dans tous les pays. La paie est conçue pour l'Inde aujourd'hui. Les autres pays sont annoncés comme bientôt disponibles.
Comment circulent vos données
- Une personne démarre une session, travaille, puis arrête la session.
- Workclave marque la session Waiting approval (en attente de validation) et l'envoie à un valideur.
- Le valideur approuve la session ou la renvoie avec une note.
- Les rapports comptent toutes les sessions non rejetées, pour que vous voyiez le travail en cours.
- La paie ne compte que les sessions validées. Chaque jour ouvré avec une session validée compte comme un jour de présence.
Validez les sessions et les congés avant de lancer la paie. Les jours non validés comptent comme absence non rémunérée.
Et ensuite ?
- Nouveau ici ? Commencez par Créer votre compte.
- Vous configurez Workclave pour une entreprise ? Lisez Configurer votre espace de travail.
- Vous dirigez un cabinet comptable ? Lisez Workclave pour les cabinets comptables.
- Vous voulez savoir qui peut faire quoi ? Lisez Rôles et permissions.
Les captures d'écran montrent l'interface en anglais.
Articles liés
Inscrivez-vous avec votre e-mail, vérifiez votre adresse et connectez-vous. Découvrez la différence entre un compte avec e-mail professionnel et un compte avec e-mail personnel.
Suivez les six étapes de configuration après l'inscription, puis terminez les tâches de configuration recommandées.
Workclave a trois rôles : Workspace admin, Team manager et Member. Découvrez ce que chaque rôle peut faire et comment les rôles changent.