Rapports et paie
Lancer la paie
Calculez la paie d'un mois à partir de la présence, vérifiez et ajustez les bulletins, validez le cycle, payez via votre banque et marquez-le comme payé.
Les quatre étapes
La paie compte quatre étapes : Calculate (calculer), Review and adjust (vérifier et ajuster), Approve (valider) et Pay (payer). Ouvrez Payroll dans le menu de gauche. Vous y trouvez Summary, Process payroll et Salary advances.
Le résumé de la paie
- Last payout : le net payé lors du dernier cycle réglé.
- Cost to company : le brut plus les cotisations employeur PF et ESI.
- (Month) payroll : le statut du mois à traiter.
- Salary advances : les demandes en attente et les montants à récupérer.
- Pay runs : chaque mois avec People, Net pay, Status, Bank file et Email payslips.
- Where pay went et Take-home by person : la répartition du dernier cycle.
Comment la présence devient de la paie
- Les jours ouvrés vont du lundi au vendredi, hors jours fériés.
- Un jour de présence est un jour ouvré avec au moins une session de travail validée.
- Un jour de congé payé est un jour ouvré compris dans un congé validé.
- Les jours d'absence non rémunérée sont les jours ouvrés, moins les jours de présence, moins les jours de congé payé.
Validez d'abord toutes les sessions et tous les congés du mois. Un jour avec uniquement des sessions non validées compte comme absence non rémunérée. Le travail du samedi ou du dimanche ne réduit pas l'absence non rémunérée.
Étape 1 : calculer
- Allez dans Payroll → Process payroll. Workclave ouvre le mois qui vient de se terminer.
- Vérifiez Month et Year en haut. Modifiez-les si besoin.
- Cliquez sur Calculate (month) payroll, par exemple Calculate October payroll.
- Si le mois n'est pas terminé, Workclave avertit que les jours ouvrés après aujourd'hui comptent comme absence non rémunérée.
- Si le calcul échoue pour certaines personnes, vous voyez « N people couldn't be processed » avec leurs noms.
- Les personnes dont la structure n'est pas indienne sont listées comme hors paie Inde. Exportez leurs données de sessions depuis Reports.
Étape 2 : vérifier et ajuster
Le brouillon affiche People, Gross pay (brut), Deductions (retenues) et Net pay (net). Le tableau Payslips affiche pour chaque personne Attendance, Gross, Deductions et Net pay. Cliquez sur un nom pour voir le bulletin complet.
- Cliquez sur Adjust (ajuster) sur la ligne d'une personne.
- Saisissez un Bonus (ajouté au brut), des Other deductions (retirées du net) ou modifiez la Salary advance recovery (récupération d'avance).
- Cliquez sur Save adjustment.
- Cliquez sur Recalculate après avoir validé d'autres sessions ou congés.
- Cliquez sur Discard draft, puis sur Yes, discard pour abandonner le brouillon.
- Vous ne pouvez pas ajuster votre propre bulletin.
Étape 3 : valider
- Cliquez sur Approve payroll (valider la paie).
- Lisez le message : les bulletins sont verrouillés et deviennent disponibles au téléchargement et à l'envoi par e-mail.
- Cliquez sur Yes, approve.
L'admin qui a calculé le cycle ne peut pas le valider s'il existe un autre admin. Demandez à un second admin de valider. Dans un espace avec un seul admin, celui-ci peut valider, et Workclave l'inscrit dans le journal d'audit.
Étape 4 : payer
- Cliquez sur Download bank file (télécharger le fichier bancaire). Le fichier porte un nom comme
bank-transfer-2026-10.csv. - Importez ou saisissez les paiements dans l'outil de votre banque.
- Cliquez sur Email payslips pour envoyer à chacun son bulletin.
- Une fois l'argent parti, cliquez sur Mark as paid (marquer comme payé).
Le fichier bancaire contient les numéros de compte complets. Conservez-le en lieu sûr et supprimez-le après usage.
- Si l'e-mail n'est pas configuré, vous voyez « Email isn't set up for this workspace yet. »
- Un mois payé ne peut pas être recalculé. Workclave affiche « This month is already paid. »
Les captures d'écran montrent l'interface en anglais.
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