はじめに
Workclave とは？
Workclave は、勤怠管理、勤務時間の記録、休暇、給与計算のためのアプリです。この記事では主な考え方と、それぞれの機能のつながりを説明します。
Workclave でできること
Workclave では、作業をセッション（session）として記録します。Start session（セッション開始）をクリックするとセッションが始まり、Stop session（セッション停止）をクリックすると終了します。終了したセッションは、承認のためにレビュー担当者へ送られます。
承認されたセッションは勤怠になります。勤怠はレポート、出勤簿、給与計算に反映されます。休暇申請、祝日、シフトがこれを補います。
- Sessions（セッション）：タイマーを開始・停止します。プロジェクトを選ぶこともできます。
- Approvals（承認）：マネージャーと管理者がセッションや休暇申請を承認、または差し戻します。
- Leaves（休暇）：残日数を確認し、休暇を申請します。
- Projects（プロジェクト）：プロジェクト、クライアント業務、案件ごとに時間をまとめます。
- Team（チーム）：今誰が働いているかを確認し、メンバーを招待し、部署を整理します。
- Reports（レポート）：月間の勤務時間、出勤、遅刻記録、プロジェクト別タイムシート、出勤簿。
- Payroll（給与計算）：勤怠をもとに給与を計算します。インドの PF、ESI、職業税、TDS に対応しています。
主な用語
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| ワークスペース（Workspace） | Workclave 上のあなたの組織です。すべてのメンバー、プロジェクト、データは 1 つのワークスペースに属します。 |
| セッション（Session） | 開始時刻と終了時刻を持つ、ひとまとまりの作業です。 |
| プロジェクト（Project） | その時間を何に使ったかを表します。会計事務所では Vendor（ベンダー）、代理店では Engagement（案件）と表示されます。 |
| チーム（Team） | 作業グループです。プロジェクトはチームに属することができます。会計事務所と代理店では、チームは Clients（クライアント）と表示されます。 |
| 部署（Department） | 経理部やエンジニアリング部などの人事上の単位です。各メンバーは 1 つの部署に所属します。 |
| HOD | 部署長（Head of Department）です。HOD にはチームマネージャー（Team manager）のロールが付与されます。 |
| 給与計算ラン（Payroll run） | 1 か月分の給与計算です。下書き、承認済み、支払済みの順に進みます。 |
Workclave を使う人
Workclave は、一般企業、CA・会計事務所、代理店、コンサルティング会社に適しています。業種を選ぶと、Workclave は一部のラベルをそれに合わせて変更します。業種を選ぶをご覧ください。
勤怠、勤務時間の記録、休暇、レポートはどの国でも使えます。給与計算は現在インド向けに作られています。その他の国は近日対応予定です。
データの流れ
- メンバーがセッションを開始し、作業して、セッションを停止します。
- Workclave はセッションを Waiting approval（承認待ち）にして、レビュー担当者に送ります。
- レビュー担当者がセッションを承認するか、メモを付けて差し戻します。
- レポートは却下されていないすべてのセッションを集計するため、進行中の作業も確認できます。
- 給与計算は承認済みのセッションだけを集計します。承認済みセッションがある勤務日は出勤日になります。
給与計算を実行する前に、セッションと休暇を承認してください。未承認の日は無給扱い（loss of pay）になります。
次に読む記事
- 初めての方は、アカウントを作成するから始めてください。
- 会社として設定する場合は、ワークスペースを設定するをお読みください。
- 会計事務所を運営している場合は、CA・会計事務所向けの Workclaveをお読みください。
- 誰が何をできるかを知りたい場合は、ロールと権限をお読みください。
スクリーンショットは英語版の画面です。