Workclave لمكاتب المحاسبة (CA)

كيف يناسب Workclave مكتب المحاسبة

يستخدم هذا الدليل مكتبًا تجريبيًا اسمه Credfiino (Demo)، لديه 10 شركات عميلة. لكل عميل عدة مورّدين يتولّى المكتب حساباتهم. يسجّل الموظفون الوقت لكل مورّد. وفي نهاية الشهر، يفوتر المكتب كل عميل بالساعات المعتمدة.

الخطوة 1: حدّد نوع النشاط وأضف عملاءك

1. 1انتقل إلى Settings → Workspace.
2. 2في What kind of business are you? (ما نوع نشاطك؟)، اختر Accounting / CA firm.
3. 3انقر على Save Changes (حفظ التغييرات). تُعاد تحميل الصفحة. أصبحت المشاريع تُسمّى Vendors (المورّدون) والفرق تُسمّى Clients (العملاء).

1. 1انتقل إلى Settings → Clients & Permissions.
2. 2اكتب اسم العميل في New client name (اسم العميل الجديد)، مثل “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
3. 3انقر على Create (إنشاء).
4. 4كرّر ذلك لكل عميل. لعشرة عملاء، تنشئ 10 إدخالات.

الخطوة 2: أضف المورّدين لكل عميل

1. 1انقر على Vendors في القائمة اليسرى.
2. 2انقر على Add Vendor (إضافة مورّد).
3. 3اكتب Vendor Name (اسم المورّد)، مثل “Surat Yarn Traders”.
4. 4في Client، اختر العميل، مثل “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
5. 5انقر على Create.
6. 6كرّر ذلك لكل مورّد لدى كل عميل.

استخدم عامل تصفية العميل في صفحة Vendors لرؤية مورّدي عميل واحد. ولنقل مورّد إلى عميل آخر، افتحه وغيّر حقل Client.

الخطوة 3: ادعُ الموظفين وعيّنهم على المورّدين

1. 1انتقل إلى Team وانقر على Invite to workspace (دعوة إلى مساحة العمل).
2. 2أدخل عنوان البريد الخاص بالمكتب لكل موظف.
3. 3انقر على Send invites -> (إرسال الدعوات).
4. 4اطلب من كل شخص التسجيل وتأكيد بريده قبل أي شيء آخر. راجع ادعُ فريقك.

بعد انضمام موظفيك، عيّن فريق العمل لكل مورّد:

1. 1في صفحة Vendors، انقر على ⋮ بجانب مورّد.
2. 2انقر على Assign Members (تعيين الأعضاء).
3. 3ابحث عن الموظفين الذين يعملون على هذا المورّد واخترهم.
4. 4انقر على Save.
5. 5كرّر ذلك لكل مورّد.

يوضّح هذا من يعمل على كل مورّد. ويحدّ أيضًا من المورّدين الذين يراهم العضو في صفحة Vendors.

الخطوة 4: يسجّل الموظفون الوقت لكل مورّد

1. 1يفتح الموظف Dashboard أو Sessions.
2. 2في القائمة المجاورة لزر Start session (بدء جلسة)، يختار المورّد، مثل “Surat Yarn Traders”.
3. 3ينقر على Start session ويؤدّي العمل.
4. 4ينقر على Stop session (إيقاف الجلسة) عند انتهاء العمل أو عند الانتقال إلى مورّد آخر.
5. 5للمورّد التالي، يختاره وينقر على Start session من جديد.

مثال على يوم Priya Sharma: من 09:40 إلى 13:10 على Surat Yarn Traders ‏(Sharma Textiles Pvt Ltd)، ثم من 14:10 إلى 18:20 على Deccan API Labs ‏(Mehta Pharma LLP). في صفحة Sessions، يعرض كل صف المورّد، وتحته العميل.

الخطوة 5: اعتمد الوقت

تذهب كل جلسة منتهية إلى مراجِع واحد. يبحث Workclave أولًا عن مدير العميل الذي يملك المورّد. ولا ينجح هذا إلا إذا كان المدير والموظف كلاهما منتميين إلى ذلك العميل. وإلا تذهب الجلسة إلى مدير فريق الشخص، أو إلى مسؤول مساحة العمل.

1. 1يفتح الشريك Approvals (الموافقات).
2. 2يراجع كل جدول دوام: وقت العمل، والمورّد، والغداء.
3. 3ينقر على Approve timesheet (الموافقة على جدول الدوام)، أو يكتب ملاحظة وينقر على Send back (إعادة).
4. 4للموافقة على عدد كبير دفعة واحدة، يضع علامة على جداول الدوام وينقر على Approve N selected.

الخطوة 6: نزّل جدول الدوام الشهري لكل عميل

1. 1في آخر يوم عمل من الشهر، أنهِ كل الموافقات.
2. 2انتقل إلى Reports وابحث عن Timesheet by vendor (جدول الدوام حسب المورّد).
3. 3في قائمة العملاء، اختر العميل، مثل “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
4. 4تأكّد أن Awaiting approval يعرض 0h 0m.
5. 5انقر على Download CSV (تنزيل CSV).
6. 6كرّر ذلك لكل عميل.

في ملف CSV، يكون اسم كل عمود مورّد مثل “Surat Yarn Traders (Sharma Textiles Pvt Ltd)”. والساعات أرقام عشرية. مثال: 12.50 ساعة معتمدة بسعر ₹1,500 للساعة تساوي ₹18,750 قبل GST (ضريبة السلع والخدمات).

قائمة مهام نهاية الشهر

• كل جلسات الشهر معتمدة أو مُعادة.
• Awaiting approval يعرض 0 لكل عميل.
• نُزّل ملف CSV واحد لكل عميل.
• صُدّر سجل الحضور لسجلاتك.
• إذا كنت تدير الرواتب في Workclave، فالإجازات معتمدة والرواتب محسوبة.