Workclave para escritórios de contabilidade e CA

Como o Workclave se encaixa em um escritório de contabilidade

Este guia usa um escritório de demonstração, Credfiino (Demo), com 10 empresas clientes. Cada cliente tem vários fornecedores (vendors) cujas contas o escritório cuida. A equipe registra horas por fornecedor. No fim do mês, o escritório fatura cada cliente pelas horas aprovadas.

Etapa 1: Defina o tipo de negócio e cadastre seus clientes

1. 1Vá em Settings → Workspace.
2. 2Em What kind of business are you?, escolha Accounting / CA firm.
3. 3Clique em Save Changes. A página recarrega. Agora os projetos se chamam Vendors e as equipes se chamam Clients.

1. 1Vá em Settings → Clients & Permissions.
2. 2Digite o nome do cliente em New client name, por exemplo “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
3. 3Clique em Create.
4. 4Repita para cada cliente. Para 10 clientes, você cria 10 registros.

Etapa 2: Cadastre os fornecedores de cada cliente

1. 1Clique em Vendors (fornecedores) no menu à esquerda.
2. 2Clique em Add Vendor (adicionar fornecedor).
3. 3Digite o Vendor Name, por exemplo “Surat Yarn Traders”.
4. 4Em Client, escolha o cliente, por exemplo “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
5. 5Clique em Create.
6. 6Repita para todos os fornecedores de todos os clientes.

Use o filtro de cliente na página Vendors para ver os fornecedores de um cliente. Para mover um fornecedor para outro cliente, abra-o e mude o campo Client.

Etapa 3: Convide a equipe e distribua nos fornecedores

1. 1Vá em Team e clique em Invite to workspace.
2. 2Digite o e-mail do escritório de cada pessoa da equipe.
3. 3Clique em Send invites ->.
4. 4Peça a cada pessoa para se cadastrar e confirmar o e-mail antes de qualquer outra coisa. Veja Convide sua equipe.

Quando a equipe tiver entrado, defina quem atende cada fornecedor:

1. 1Na página Vendors, clique em ⋮ em um fornecedor.
2. 2Clique em Assign Members (atribuir membros).
3. 3Pesquise e selecione as pessoas que trabalham com esse fornecedor.
4. 4Clique em Save.
5. 5Repita para cada fornecedor.

Assim fica claro quem atende cada fornecedor. Isso também limita os fornecedores que um member vê na página Vendors.

Etapa 4: A equipe registra horas por fornecedor

1. 1A pessoa abre o Dashboard ou Sessions.
2. 2Na lista ao lado de Start session, escolhe o fornecedor, por exemplo “Surat Yarn Traders”.
3. 3Clica em Start session e faz o trabalho.
4. 4Clica em Stop session quando termina o trabalho ou quando troca de fornecedor.
5. 5Para o próximo fornecedor, escolhe-o e clica em Start session de novo.

Exemplo de dia da Priya Sharma: das 09:40 às 13:10 em Surat Yarn Traders (Sharma Textiles Pvt Ltd) e depois das 14:10 às 18:20 em Deccan API Labs (Mehta Pharma LLP). Na página Sessions, cada linha mostra o fornecedor e, abaixo, o cliente.

Etapa 5: Aprove as horas

Cada sessão encerrada vai para um revisor. O Workclave procura primeiro um gestor do cliente dono do fornecedor. Isso só funciona quando o gestor e a pessoa da equipe pertencem a esse cliente. Caso contrário, a sessão vai para um gestor da equipe da própria pessoa ou para um admin do espaço.

1. 1O sócio abre Approvals.
2. 2Confere cada timesheet: tempo trabalhado, fornecedor e almoço.
3. 3Clica em Approve timesheet ou escreve uma observação e clica em Send back.
4. 4Para aprovar vários de uma vez, marca os timesheets e clica em Approve N selected.

Etapa 6: Baixe o timesheet mensal por cliente

1. 1No último dia útil do mês, zere todas as aprovações.
2. 2Vá em Reports e encontre Timesheet by vendor (timesheet por fornecedor).
3. 3Na lista de clientes, escolha o cliente, por exemplo “Sharma Textiles Pvt Ltd”.
4. 4Confira se Awaiting approval mostra 0h 0m.
5. 5Clique em Download CSV.
6. 6Repita para cada cliente.

No CSV, cada coluna de fornecedor tem um nome como “Surat Yarn Traders (Sharma Textiles Pvt Ltd)”. As horas vêm em decimal. Exemplo: 12.50 horas aprovadas a ₹1.500 por hora dão ₹18.750 antes do GST (imposto indiano sobre serviços).

Checklist de fechamento do mês

• Todas as sessões do mês foram aprovadas ou devolvidas.
• O Awaiting approval de todos os clientes mostra 0.
• Um CSV foi baixado para cada cliente.
• O registro de presença foi exportado para seus arquivos.
• Se você roda a folha no Workclave, as ausências foram aprovadas e a folha foi calculada.