Guides par secteur
Workclave pour les agences et les sociétés de conseil
Configurez vos clients et vos missions, suivez le temps par mission et rendez compte des heures client chaque mois.
Comment Workclave s'adapte à une agence
| Workclave | Dans votre agence | Exemple |
|---|---|---|
| Client (une équipe) | Un compte client | GreenLeaf Foods Pvt Ltd |
| Engagement (un projet) | Une mission pour ce client | Website Revamp |
| Department | Votre fonction interne | Design, Développement, Contenu |
| Session | Temps passé sur une mission | 2h 30m sur Website Revamp |
Configuration
- À l'étape 1 de la configuration, choisissez Agency with multiple clients. Après la configuration, Workclave ouvre la page des paramètres clients.
- Dans Settings → Workspace, choisissez Agency / consultancy et cliquez sur Save Changes (enregistrer).
- Dans Settings → Clients & Permissions, créez un client par compte.
- Allez dans Engagements (missions) et cliquez sur Add Engagement pour chaque mission. Choisissez le client.
- Créez des départements comme Design et Développement, et choisissez les HOD.
- Invitez vos collaborateurs et affectez-les aux missions avec Assign Members.
Suivre le temps
Chacun choisit la mission à côté de Start session (démarrer la session), travaille, puis clique sur Stop session (arrêter la session). Pour changer de mission, on arrête et on redémarre. Chaque session est liée à une seule mission.
Vérifier le temps
Les sessions partent chez un valideur pour approbation. Dans la plupart des espaces, c'est un admin de l'espace. Voir Valider les sessions.
Rendre compte des heures client
- Dans Reports, Timesheet by engagement affiche les heures par personne et par mission.
- Choisissez un client pour ne voir que ses missions, puis cliquez sur Download CSV.
- Pour les contrats au forfait (retainers), comparez les heures validées du client avec les heures prévues au contrat.
- Utilisez Hours by project sur le tableau de bord pour voir où va le temps cette semaine.
Conseils
- Passez les missions terminées en Completed avec Change Status.
- Téléchargez les feuilles de temps client avant la fin du mois.
- Workclave rend compte des heures. Appliquez vos tarifs en dehors de Workclave.
Les captures d'écran montrent l'interface en anglais.
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Une configuration complète pour un cabinet d'expertise comptable : clients, fournisseurs de chaque client, personnel, temps saisi par fournisseur, validation et un CSV mensuel de feuille de temps par client pour la facturation.
Créez, renommez et supprimez des équipes. Les cabinets comptables et les agences utilisent les équipes comme clients et y rattachent des projets.
Utilisez la feuille de temps par projet pour voir les heures validées et en attente par personne et par projet, filtrer par client et télécharger un CSV pour la facturation.
Choisissez Company, Accounting / CA firm ou Agency pour que Workclave utilise des mots adaptés à votre travail, comme Clients et Vendors.