Guías por sector
Workclave para agencias y consultoras
Configura clientes y encargos (engagements), registra el tiempo por encargo e informa cada mes de las horas por cliente.
Cómo encaja Workclave en una agencia
| Workclave | En tu agencia | Ejemplo |
|---|---|---|
| Client (un equipo) | Una cuenta de cliente | GreenLeaf Foods Pvt Ltd |
| Engagement (un proyecto) | Un trabajo para ese cliente | Website Revamp |
| Department | Tu área interna | Diseño, Desarrollo, Contenidos |
| Session | Tiempo dedicado a un encargo | 2h 30m en Website Revamp |
Configuración
- En el paso 1 de la configuración, elige Agency with multiple clients (agencia con varios clientes). Tras la configuración, Workclave abre la página de ajustes de clientes.
- En Settings → Workspace, elige Agency / consultancy y haz clic en Save Changes.
- En Settings → Clients & Permissions, crea un cliente por cada cuenta.
- Ve a Engagements y haz clic en Add Engagement (añadir encargo) para cada trabajo. Elige el cliente.
- Crea departamentos como Diseño y Desarrollo, y elige a los HOD.
- Invita a tu gente y asígnala a los encargos con Assign Members.
Registrar el tiempo
Cada persona elige el encargo junto a Start session, trabaja y hace clic en Stop session. Para cambiar de encargo, detiene la sesión y empieza otra. Cada sesión está vinculada a un solo encargo.
Revisar el tiempo
Las sesiones van a un revisor para su aprobación. En la mayoría de los espacios de trabajo es un Workspace admin. Consulta Aprueba sesiones.
Informar de las horas por cliente
- En Reports, Timesheet by engagement muestra las horas por persona y por encargo.
- Elige un cliente para ver solo sus encargos y haz clic en Download CSV.
- Para las igualas (retainers), compara las horas aprobadas del cliente con las horas del contrato.
- Usa Hours by project en el panel para ver en qué se va el tiempo esta semana.
Consejos
- Marca los encargos terminados como Completed con Change Status.
- Descarga las hojas de horas de los clientes antes de que acabe el mes.
- Workclave informa de horas. Aplica tus tarifas fuera de Workclave.
Las capturas de pantalla muestran la interfaz en inglés.
Artículos relacionados
Una configuración completa para un despacho de CA (Chartered Accountants): clientes, los proveedores (vendors) de cada cliente, personal, tiempo registrado por proveedor, aprobación y un CSV mensual de horas por cliente para facturar.
Crea, cambia de nombre y elimina equipos. Los despachos de CA y las agencias usan los equipos como clientes y les vinculan proyectos.
Usa la hoja de horas por proyecto para ver las horas aprobadas y pendientes por persona y proyecto, filtra por cliente y descarga un CSV para facturar.
Elige Company, Accounting / CA firm o Agency para que Workclave use palabras que encajen con tu trabajo, como Clients y Vendors.