¿Qué es Workclave?

Workclave es una aplicación para asistencia, registro de tiempo, ausencias y nómina. Este artículo explica las ideas principales y cómo encajan entre sí.

Qué hace Workclave

Workclave registra el trabajo como sessions (sesiones). Una sesión empieza cuando una persona hace clic en Start session (Iniciar sesión). Termina cuando hace clic en Stop session (Detener sesión). Cada sesión terminada pasa a un revisor para su aprobación.

Las sesiones aprobadas se convierten en asistencia. La asistencia alimenta los informes, el registro de asistencia y la nómina. Las solicitudes de ausencia, los festivos y los turnos completan el cuadro.

Sessions (Sesiones): inicia y detén un temporizador, si quieres para un proyecto concreto.
Approvals (Aprobaciones): los responsables y administradores aprueban o devuelven sesiones y solicitudes de ausencia.
Leaves (Ausencias): cada persona consulta sus saldos y solicita ausencias.
Projects (Proyectos): agrupa el tiempo por proyecto, trabajo para clientes o encargo.
Team (Equipo): mira quién está trabajando ahora, invita a personas y organiza departamentos.
Reports (Informes): horas mensuales, asistencia, retrasos, una hoja de horas por proyecto y un registro de asistencia.
Payroll (Nómina): salarios calculados a partir de la asistencia, con PF, ESI, impuesto profesional y TDS para la India.

Términos clave

Término	Significado
Workspace (espacio de trabajo)	Tu organización en Workclave. Todas las personas, proyectos y datos pertenecen a un solo espacio de trabajo.
Session (sesión)	Un bloque de trabajo con hora de inicio y hora de fin.
Project (proyecto)	En qué se dedicó el tiempo. Los despachos contables (CA) lo ven como Vendor. Las agencias lo ven como Engagement.
Team (equipo)	Un grupo de trabajo. Un proyecto puede pertenecer a un equipo. Los despachos contables y las agencias ven los equipos como Clients.
Department (departamento)	Una unidad de RR. HH., como Contabilidad o Ingeniería. Cada persona está en un departamento.
HOD	Head of Department (jefe de departamento). Un HOD tiene el rol de Team manager.
Payroll run (proceso de nómina)	El cálculo de salarios de un mes. Pasa de borrador a aprobado y luego a pagado.

Quién usa Workclave

Workclave sirve para empresas, despachos contables y de CA (Chartered Accountants), agencias y consultoras. Eliges tu tipo de negocio y Workclave adapta algunas etiquetas. Consulta Elige tu tipo de negocio.

La asistencia, el registro de tiempo, las ausencias y los informes funcionan en cualquier país. Por ahora, la nómina está pensada para la India. Otros países aparecen como «próximamente».

Cómo fluyen tus datos

Una persona inicia una sesión, trabaja y detiene la sesión.
Workclave marca la sesión como Waiting approval (pendiente de aprobación) y la envía a un revisor.
El revisor aprueba la sesión o la devuelve con una nota.
Los informes cuentan todas las sesiones que no están rechazadas, para que veas el trabajo en curso.
La nómina solo cuenta las sesiones aprobadas. Cada día laborable con una sesión aprobada cuenta como día presente.

Aprueba las sesiones y las ausencias antes de procesar la nómina. Los días sin aprobar cuentan como días sin sueldo (loss of pay).

Siguientes pasos

¿Eres nuevo? Empieza por Crea tu cuenta.
¿Lo configuras para una empresa? Lee Configura tu espacio de trabajo.
¿Diriges un despacho de CA? Lee Workclave para despachos contables y de CA.
¿Quieres saber quién puede hacer qué? Lee Roles y permisos.

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en inglés.