Guides par secteur
Workclave pour les entreprises et les équipes
Une configuration recommandée pour les entreprises : départements et HOD, jours fériés, horaires, congés, suivi du temps au quotidien, validations et paie mensuelle.
Configurer votre entreprise
- Gardez le type d'activité Company / other.
- Ajoutez les jours fériés dans Settings → Holidays.
- Ajoutez des horaires dans Settings → Shifts si vous suivez les retards.
- Ajoutez des types de congés dans Settings → Leave Types, comme Casual Leave, Sick Leave et Earned Leave.
- Créez des départements dans Team → Departments, comme Ventes, Opérations et Comptabilité.
- Invitez les salariés avec leur e-mail professionnel.
- Placez chaque personne dans un département et promouvez les HOD.
- Renseignez le Reporting Manager (responsable hiérarchique) de chaque personne.
- Créez des projets si vous voulez voir où va le temps.
- Pour la paie en Inde, créez des structures salariales et ajoutez le salaire de chaque personne.
Le déroulé quotidien
- Les salariés cliquent sur Start session (démarrer la session) en commençant le travail et sur Stop session (arrêter la session) en finissant.
- Workclave ajoute la pause déjeuner automatique aux longues sessions.
- Les valideurs approuvent les sessions depuis Approvals ou le tableau de bord.
- Les salariés demandent leurs congés dans Leaves.
Qui fait quoi
| Personne | Chaque jour | Chaque mois |
|---|---|---|
| Salarié | Démarrer et arrêter des sessions | Consulter son bulletin, demander des congés |
| HOD ou manager | Vérifier les sessions et congés qui lui sont adressés, suivre le tableau de bord | Consulter les rapports de son équipe |
| RH ou admin | Valider les éléments restants | Exporter le registre, lancer la paie, envoyer les bulletins par e-mail |
Fin de mois
- Validez toutes les sessions et tous les congés du mois.
- Le dernier jour, exportez le registre de présence depuis Reports.
- Une fois le mois terminé, allez dans Payroll → Process payroll et lancez le calcul.
- Vérifiez, ajustez, puis demandez à un second admin de valider.
- Téléchargez le fichier bancaire, payez, envoyez les bulletins par e-mail et cliquez sur Mark as paid (marquer comme payé).
Les captures d'écran montrent l'interface en anglais.
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Configurer votre espace de travail
Suivez les six étapes de configuration après l'inscription, puis terminez les tâches de configuration recommandées.
Départements et HOD
Créez des départements, placez chaque personne dans un département et choisissez un chef de département (HOD).
Lancer la paie
Calculez la paie d'un mois à partir de la présence, vérifiez et ajustez les bulletins, validez le cycle, payez via votre banque et marquez-le comme payé.
Registre de présence
Lisez le registre de présence mensuel, comprenez chaque code et exportez-le en CSV ou en PDF.