行业指南
面向 CA 和会计师事务所的 Workclave
为 CA 事务所（印度特许会计师事务所）提供的完整配置：客户、每个客户的供应商、员工、按供应商记录的工时、审批，以及每月按客户导出用于计费的工时表 CSV。
Workclave 如何对应 CA 事务所的业务
本指南以一家演示事务所 Credfiino (Demo) 为例，它有 10 家客户公司。每个客户有多个供应商，事务所负责处理这些供应商的账目。员工按供应商记录工时。月底时，事务所按已批准的工时向每个客户计费。
| Workclave | 在你的事务所中 | 示例 |
|---|---|---|
| Workspace（工作区） | 你的事务所 | Credfiino (Demo) |
| Client（客户，即团队） | 一家客户公司 | Sharma Textiles Pvt Ltd |
| Vendor（供应商，即项目） | 你为该客户处理的某个供应商或工作事项 | Surat Yarn Traders |
| Member（成员） | 实习助理（article assistant）、会计或其他员工 | Priya Sharma |
| Session（会话） | 花在某个供应商上的时间 | 09:40 到 13:10，处理 Surat Yarn Traders |
第 1 步：设置业务类型并添加客户
- 进入 Settings → Workspace。
- 在 What kind of business are you? 中选择 Accounting / CA firm。
- 点击 Save Changes（保存更改）。页面会重新加载，项目改称 Vendors（供应商），团队改称 Clients（客户）。
- 进入 Settings → Clients & Permissions。
- 在 New client name（新客户名称）中输入客户名称，例如“Sharma Textiles Pvt Ltd”。
- 点击 Create（创建）。
- 为每个客户重复以上操作。如果有 10 个客户，就创建 10 条。
使用客户的法定名称，例如“Mehta Pharma LLP”。该名称会出现在工时表的列名和 CSV 中。
第 2 步：为每个客户添加供应商
- 点击左侧菜单中的 Vendors（供应商）。
- 点击 Add Vendor（添加供应商）。
- 输入 Vendor Name（供应商名称），例如“Surat Yarn Traders”。
- 在 Client 中选择客户，例如“Sharma Textiles Pvt Ltd”。
- 点击 Create。
- 为每个客户的每个供应商重复以上操作。
使用供应商页面上的客户筛选器查看某一个客户的供应商。要把供应商移到其他客户下，打开它并修改 Client 字段。
第 3 步：邀请员工并分配到供应商
- 进入 Team，点击 Invite to workspace（邀请加入工作区）。
- 输入每位员工的事务所邮箱地址。
- 点击 Send invites ->（发送邀请）。
- 请每个人先注册并验证邮箱，再做其他操作。参见邀请团队成员。
员工加入后，为每个供应商分配人员：
- 在 Vendors 页面，点击某个供应商的 ⋮。
- 点击 Assign Members（分配成员）。
- 搜索并选择负责该供应商的员工。
- 点击 Save（保存）。
- 为每个供应商重复以上操作。
这样可以看出每个供应商由谁负责，也会限制成员在供应商页面上能看到的供应商。
员工仍然可以在 Start session 旁边的列表中选择任何供应商。请提醒他们选对供应商。
第 4 步：员工按供应商记录工时
- 员工打开 Dashboard 或 Sessions。
- 在 Start session 旁边的列表中选择供应商，例如“Surat Yarn Traders”。
- 点击 Start session（开始会话），然后开始工作。
- 工作完成或切换供应商时，点击 Stop session（停止会话）。
- 处理下一个供应商时，先选择它，再点击 Start session。
Priya Sharma 的一天示例：09:40 到 13:10 处理 Surat Yarn Traders（Sharma Textiles Pvt Ltd），然后 14:10 到 18:20 处理 Deccan API Labs（Mehta Pharma LLP）。在会话页面上，每行显示供应商，下方显示所属客户。
第 5 步：审批工时
每个结束的会话都会交给一位审核人。Workclave 首先寻找拥有该供应商的客户的经理，但前提是经理和员工都属于该客户。否则，会话会交给此人所在团队的经理，或交给工作区管理员。
目前网页版还不能把人加入客户。因此在大多数事务所中，所有工时都由工作区管理员审批，例如创建工作区的合伙人。工作区管理员可以审批任何会话。
- 合伙人打开 Approvals（审批）。
- 逐一检查工时表：工作时长、供应商和午休。
- 点击 Approve timesheet（批准工时表），或写好备注后点击 Send back（退回）。
- 要一次批准多条，勾选这些工时表并点击 Approve N selected。
第 6 步：按客户下载月度工时表
- 在每月最后一个工作日，处理完所有审批。
- 进入 Reports，找到 Timesheet by vendor（按供应商的工时表）。
- 在客户列表中选择客户，例如“Sharma Textiles Pvt Ltd”。
- 确认 Awaiting approval 显示为 0h 0m。
- 点击 Download CSV（下载 CSV）。
- 为每个客户重复以上操作。
在 CSV 中，每个供应商列的名称类似“Surat Yarn Traders (Sharma Textiles Pvt Ltd)”。工时以小数表示。例如：12.50 个已批准工时，按每小时 ₹1,500 计算，未含 GST 为 ₹18,750。
报表页面只显示当前月份。如果错过了月底，请使用会话页面导出。参见过去月份的工时表。
Workclave 记录的是工时，而不是费用。目前还不保存小时费率，因此供应商表单中的 Default billing rate 字段不会被保存。请在电子表格或开票软件中套用你的费率和 GST。
月底检查清单
- 当月所有会话都已批准或退回。
- 每个客户的 Awaiting approval 都显示为 0。
- 每个客户都已下载一份 CSV。
- 已导出考勤登记表存档。
- 如果你在 Workclave 中运行薪资，请假已批准，薪资已计算。
截图显示的是英文界面。