Configuração da folha de pagamento

Antes de começar

• Só admins do espaço podem ver e usar a folha de pagamento.
• A folha é feita para a Índia: PF, ESI, professional tax e TDS (encargos e impostos indianos). Estruturas para Estados Unidos e Singapura aparecem como “em breve”.
• Configure feriados e ausências antes. A folha usa esses dados para contar dias úteis e ausências remuneradas.

Crie uma estrutura salarial

1. 1Vá em Settings → Payroll. A página se chama Salary Structures (estruturas salariais).
2. 2Clique em Create structure (criar estrutura).
3. 3Digite um Structure name, por exemplo “Equipe nível A”.
4. 4Informe Basic % of CTC e HRA % of Basic.
5. 5Marque PF applicable e ESI applicable conforme o caso.
6. 6Deixe Country como India.
7. 7Confira o Live preview (₹50,000 CTC) e clique em Create structure.

Exemplo: o Basic (salário-base) é 50% do CTC (custo total para a empresa) e o HRA (auxílio-moradia) é 40% do Basic. Para um CTC mensal de ₹50.000, o Basic é ₹25.000, o HRA é ₹10.000 e o Special allowance (abono especial) é ₹15.000.

Defina o salário de uma pessoa

Cada pessoa tem uma página Salary & Payroll (salário e folha). Ela mostra Current salary, a conta bancária, o histórico salarial e as declarações de imposto.

1. 1Abra a página Salary & Payroll da pessoa.
2. 2Clique em Edit (ou Assign/Edit salary).
3. 3Escolha a Salary structure.
4. 4Informe CTC Monthly (CTC mensal) e Effective from (válido a partir de).
5. 5Informe Bank account number, Bank IFSC e Bank name (conta, código IFSC e nome do banco).
6. 6Escolha o Tax regime (regime de imposto): New Regime ou Old Regime.
7. 7Escolha o State for PT (estado para o professional tax).
8. 8Clique em Save.

• O IFSC precisa ter 4 letras, depois 0 e depois 6 dígitos, por exemplo HDFC0001234. Caso contrário, você vê “Invalid IFSC format”.
• Um admin não pode definir o próprio salário. Outro admin precisa fazer isso.
• Um novo salário com data de Effective from posterior vale a partir dessa data. A tabela de histórico mostra Effective From, Effective Until, CTC Monthly, Structure e Changed By.

Como os dados bancários são protegidos

Números de conta e códigos IFSC são guardados criptografados. As telas mostram só os 4 últimos caracteres. Os números completos só aparecem no arquivo bancário que você baixa depois que uma rodada da folha é aprovada.

Quem entra em uma rodada da folha

Uma rodada da folha inclui todas as pessoas com salário cuja data de Effective from seja igual ou anterior ao dia 1º daquele mês.

Como o pagamento é calculado

• Gross (bruto): o CTC mensal dividido em Basic, HRA e Special allowance.
• Loss of pay (LOP) (desconto por falta): o bruto dividido pelos dias úteis, vezes os dias de LOP.
• PF (fundo de previdência): 12% do Basic para o funcionário e 12% para o empregador, proporcional aos dias pagos, quando o PF se aplica.
• ESI (seguro-saúde estatal): 0,75% do funcionário e 3,25% do empregador, quando o ESI se aplica e o bruto após o LOP é de até ₹21.000.
• Professional tax: conforme a faixa do estado.
• TDS (imposto retido na fonte): uma estimativa a partir do salário anual, do regime de imposto e das declarações.
• Salary advance (adiantamento salarial): os adiantamentos aprovados são descontados.