Configuración de la nómina

Antes de empezar

• Solo los Workspace admins pueden ver y usar la nómina.
• La nómina está pensada para la India: PF (fondo de previsión), ESI (seguro estatal), impuesto profesional y TDS (retención de impuestos). Las estructuras para Estados Unidos y Singapur aparecen como «próximamente».
• Configura antes los festivos y las ausencias. La nómina los usa para contar los días laborables y las ausencias retribuidas.

Crear una estructura salarial

1. 1Ve a Settings → Payroll. La página se llama Salary Structures (estructuras salariales).
2. 2Haz clic en Create structure (crear estructura).
3. 3Escribe un Structure name, por ejemplo “Personal grado A”.
4. 4Indica Basic % of CTC y HRA % of Basic.
5. 5Marca PF applicable y ESI applicable según corresponda.
6. 6Deja Country (país) en India.
7. 7Revisa la Live preview (₹50,000 CTC) (vista previa) y haz clic en Create structure.

Ejemplo: el salario base (Basic) es el 50 % del CTC (coste total para la empresa) y el HRA (subsidio de vivienda) es el 40 % del base. Con un CTC mensual de ₹50,000, el base es de ₹25,000, el HRA de ₹10,000 y el complemento especial (Special allowance) de ₹15,000.

Asignar un salario a una persona

Cada persona tiene una página Salary & Payroll (salario y nómina). Muestra el Current salary (salario actual), la cuenta bancaria, el historial salarial y las declaraciones fiscales.

1. 1Abre la página Salary & Payroll de la persona.
2. 2Haz clic en Edit (o en Assign/Edit salary).
3. 3Elige la Salary structure (estructura salarial).
4. 4Indica CTC Monthly (CTC mensual) y Effective from (fecha de efecto).
5. 5Indica Bank account number, Bank IFSC y Bank name (número de cuenta, código IFSC y nombre del banco).
6. 6Elige el Tax regime (régimen fiscal): New Regime u Old Regime.
7. 7Elige el State for PT (estado para el impuesto profesional).
8. 8Haz clic en Save.

• El IFSC debe tener 4 letras, luego un 0 y luego 6 dígitos, por ejemplo HDFC0001234. Si no, verás “Invalid IFSC format”.
• Un administrador no puede definir su propio salario. Debe hacerlo otro administrador.
• Un salario nuevo con una fecha Effective from posterior se aplica desde esa fecha. La tabla del historial muestra Effective From, Effective Until, CTC Monthly, Structure y Changed By.

Cómo se protegen los datos bancarios

Los números de cuenta y los códigos IFSC se guardan cifrados. Las pantallas solo muestran los 4 últimos caracteres. Los números completos solo aparecen en el archivo bancario que descargas cuando se aprueba un proceso de nómina.

A quién incluye un proceso de nómina

Un proceso de nómina incluye a todas las personas con salario cuya fecha Effective from sea igual o anterior al día 1 de ese mes.

Cómo se calcula el sueldo

• Gross (bruto): el CTC mensual repartido entre Basic, HRA y Special allowance.
• Loss of pay (LOP) (días sin sueldo): el bruto dividido entre los días laborables, multiplicado por los días LOP.
• PF: el 12 % del Basic a cargo del empleado y otro 12 % a cargo de la empresa, proporcional a los días pagados, cuando se aplica PF.
• ESI: 0,75 % el empleado y 3,25 % la empresa, cuando se aplica ESI y el bruto tras LOP es de ₹21,000 o menos.
• Professional tax (impuesto profesional): según el tramo de cada estado.
• TDS: una estimación a partir del salario anual, el régimen fiscal y las declaraciones.
• Salary advance (anticipo salarial): se recuperan los anticipos aprobados.