Configuration de la paie

Avant de commencer

• Seuls les admins de l'espace peuvent voir et utiliser la paie.
• La paie est conçue pour l'Inde : PF (caisse de prévoyance), ESI (assurance sociale), taxe professionnelle et TDS (impôt retenu à la source). Les structures pour les États-Unis et Singapour sont annoncées comme bientôt disponibles.
• Configurez d'abord les jours fériés et les congés. La paie s'en sert pour compter les jours ouvrés et les congés payés.

Créer une structure salariale

1. 1Allez dans Settings → Payroll. La page s'appelle Salary Structures.
2. 2Cliquez sur Create structure (créer une structure).
3. 3Saisissez un Structure name, par exemple « Personnel grade A ».
4. 4Saisissez Basic % of CTC et HRA % of Basic.
5. 5Cochez PF applicable et ESI applicable selon les besoins.
6. 6Laissez Country sur India.
7. 7Vérifiez le Live preview (₹50,000 CTC), puis cliquez sur Create structure.

Exemple : le salaire de base (Basic) représente 50 % du CTC (coût total employeur) et l'indemnité de logement (HRA) 40 % du Basic. Pour un CTC mensuel de ₹50,000, le Basic est de ₹25,000, la HRA de ₹10,000 et l'indemnité spéciale (Special allowance) de ₹15,000.

Attribuer un salaire à une personne

Chaque personne a une page Salary & Payroll. Elle affiche le Current salary (salaire actuel), le compte bancaire, l'historique des salaires et les déclarations fiscales.

1. 1Ouvrez la page Salary & Payroll de la personne.
2. 2Cliquez sur Edit (ou Assign/Edit salary).
3. 3Choisissez la Salary structure.
4. 4Saisissez CTC Monthly (CTC mensuel) et Effective from (date d'effet).
5. 5Saisissez Bank account number, Bank IFSC et Bank name.
6. 6Choisissez le Tax regime (régime fiscal) : New Regime ou Old Regime.
7. 7Choisissez le State for PT (État pour la taxe professionnelle).
8. 8Cliquez sur Save.

• Le code IFSC doit avoir la forme 4 lettres, puis 0, puis 6 chiffres, par exemple HDFC0001234. Sinon, vous voyez « Invalid IFSC format ».
• Un admin ne peut pas définir son propre salaire. Un autre admin doit le faire.
• Un nouveau salaire avec une date Effective from plus tardive s'applique à partir de cette date. Le tableau d'historique affiche Effective From, Effective Until, CTC Monthly, Structure et Changed By.

Comment les coordonnées bancaires sont protégées

Les numéros de compte et les codes IFSC sont stockés chiffrés. Les écrans n'affichent que les 4 derniers caractères. Les numéros complets n'apparaissent que dans le fichier bancaire téléchargé après la validation d'un cycle de paie.

Qui est inclus dans un cycle de paie

Un cycle de paie inclut toute personne ayant un salaire dont la date Effective from tombe au plus tard le 1er du mois.

Comment la paie est calculée

• Gross (brut) : le CTC mensuel réparti en Basic, HRA et Special allowance.
• Loss of pay (LOP) (absence non rémunérée) : le brut divisé par les jours ouvrés, multiplié par les jours de LOP.
• PF : 12 % du Basic pour le salarié et 12 % pour l'employeur, au prorata des jours payés, quand le PF s'applique.
• ESI : 0,75 % salarié et 3,25 % employeur, quand l'ESI s'applique et que le brut après LOP est de ₹21,000 ou moins.
• Professional tax (taxe professionnelle) : selon le barème de l'État.
• TDS : une estimation à partir du salaire annuel, du régime fiscal et des déclarations.
• Salary advance (avance sur salaire) : les avances validées sont récupérées.