रिपोर्ट और पेरोल
पेरोल चलाएँ
हाज़िरी से महीने का पेरोल निकालें, पेस्लिप देखें और ठीक करें, रन अप्रूव करें, अपने बैंक से भुगतान करें और उसे पेड मार्क करें।
चार स्टेप
पेरोल के चार स्टेप हैं: Calculate (हिसाब लगाएँ), Review and adjust (देखें और ठीक करें), Approve (अप्रूव करें) और Pay (भुगतान करें)। बाएँ मेन्यू में Payroll खोलें। इसमें Summary, Process payroll और Salary advances हैं।
पेरोल का सारांश
- Last payout: आख़िरी पेड रन का नेट वेतन।
- Cost to company: कुल वेतन + नियोक्ता का PF और ESI।
- (Month) payroll: जिस महीने का पेरोल बाकी है, उसका स्टेटस।
- Salary advances: इंतज़ार कर रहे अनुरोध और वसूली की रकम।
- Pay runs: हर महीना, People, Net pay, Status, Bank file और Email payslips के साथ।
- Where pay went और Take-home by person: सबसे ताज़ा रन का ब्योरा।
हाज़िरी वेतन में कैसे बदलती है
- कामकाजी दिन सोमवार से शुक्रवार हैं, छुट्टियों को घटाकर।
- हाज़िर दिन वह कामकाजी दिन है जिसमें कम से कम एक अप्रूव हुआ काम का सेशन हो।
- पेड लीव का दिन वह कामकाजी दिन है जो अप्रूव हुई छुट्टी के अंदर आता है।
- बिना वेतन (LOP) वाले दिन = कामकाजी दिन − हाज़िर दिन − पेड लीव के दिन।
पहले महीने के सभी सेशन और छुट्टियाँ अप्रूव करें। जिस दिन सिर्फ़ बिना अप्रूवल वाले सेशन हैं, वह बिना वेतन वाला दिन गिना जाता है। शनिवार या रविवार का काम LOP कम नहीं करता।
स्टेप 1: हिसाब लगाएँ (Calculate)
- Payroll → Process payroll पर जाएँ। Workclave अभी ख़त्म हुआ महीना खोलता है।
- ऊपर Month (महीना) और Year (साल) जाँचें। ज़रूरत हो तो बदलें।
- Calculate (month) payroll पर क्लिक करें, जैसे Calculate October payroll।
- अगर महीना ख़त्म नहीं हुआ है, तो Workclave चेतावनी देता है कि आज के बाद के कामकाजी दिन बिना वेतन गिने जाएँगे।
- अगर कुछ लोगों का हिसाब नहीं बन पाता, तो उनके नामों के साथ “N people couldn't be processed” दिखता है।
- जिन लोगों का स्ट्रक्चर भारत का नहीं है, वे भारत के पेरोल से बाहर दिखाए जाते हैं। उनका सेशन डेटा Reports से एक्सपोर्ट करें।
स्टेप 2: देखें और ठीक करें (Review and adjust)
ड्राफ़्ट में People, Gross pay, Deductions और Net pay दिखते हैं। Payslips टेबल में हर व्यक्ति की Attendance, Gross, Deductions और Net pay दिखते हैं। पूरी पेस्लिप देखने के लिए नाम पर क्लिक करें।
- किसी व्यक्ति की पंक्ति पर Adjust (बदलाव करें) पर क्लिक करें।
- Bonus (कुल वेतन में जुड़ता है), Other deductions (नेट से कटता है) डालें या Salary advance recovery बदलें।
- Save adjustment पर क्लिक करें।
- और सेशन या छुट्टियाँ अप्रूव करने के बाद Recalculate पर क्लिक करें।
- ड्राफ़्ट हटाने के लिए Discard draft और फिर Yes, discard पर क्लिक करें।
- आप अपनी ख़ुद की पेस्लिप में बदलाव नहीं कर सकते।
स्टेप 3: अप्रूव करें (Approve)
- Approve payroll (पेरोल अप्रूव करें) पर क्लिक करें।
- मैसेज पढ़ें: पेस्लिप लॉक हो जाती हैं और डाउनलोड व ईमेल के लिए उपलब्ध हो जाती हैं।
- Yes, approve पर क्लिक करें।
अगर कोई दूसरा एडमिन है, तो जिस एडमिन ने रन का हिसाब लगाया, वह उसे अप्रूव नहीं कर सकता। किसी दूसरे एडमिन से अप्रूव करवाएँ। जिस workspace में एक ही एडमिन है, वहाँ वही एडमिन अप्रूव कर सकता है, और Workclave इसे ऑडिट लॉग में दर्ज करता है।
स्टेप 4: भुगतान करें (Pay)
- Download bank file (बैंक फ़ाइल डाउनलोड करें) पर क्लिक करें। फ़ाइल का नाम कुछ ऐसा होता है:
bank-transfer-2026-10.csv। - अपने बैंक के सिस्टम में भुगतान अपलोड करें या डालें।
- हर व्यक्ति को उसकी पेस्लिप भेजने के लिए Email payslips पर क्लिक करें।
- पैसे चले जाने के बाद Mark as paid (पेड मार्क करें) पर क्लिक करें।
बैंक फ़ाइल में पूरे खाता नंबर होते हैं। इसे सुरक्षित रखें और काम होने के बाद हटा दें।
- अगर ईमेल सेट नहीं है, तो “Email isn't set up for this workspace yet.” दिखता है।
- पेड हो चुके महीने का हिसाब दोबारा नहीं लगाया जा सकता। Workclave दिखाता है “This month is already paid.”
स्क्रीनशॉट में अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
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पेरोल अप्रूव होने के बाद कर्मचारी अपनी पेस्लिप देख और डाउनलोड कर सकते हैं। एडमिन पेरोल रन से पेस्लिप डाउनलोड और ईमेल करते हैं।
कर्मचारी सैलरी एडवांस माँगते हैं। एडमिन उसे अप्रूव या अस्वीकार करते हैं, और अगले पेरोल रन में उसकी वसूली होती है।
जानें कि हर सेशन को कौन रिव्यू करता है, टाइमशीट कैसे अप्रूव करें या वापस भेजें, और कई को एक साथ कैसे अप्रूव करें।